Automatiseren met AI
Laat medewerkers geen uren besteden aan informatie lezen, overtypen en verwerken als AI dat in seconden kan.
Deze organisaties vertrouwen onze oplossingen
Ons werk
AI-automatiseringen die werk uit handen nemen
Wat kun je automatiseren met generatieve AI?
Traditionele software volgt regels. AI snapt de chaos. E-mails, pdf’s en vrije tekst zitten vol bruikbare informatie. AI haalt die eruit, maakt er structuur van en zet direct het volgende proces in gang.
-
E-mails automatisch verwerken:
-
Laat AI inkomende e-mails lezen, begrijpen en bepalen wat ermee moet gebeuren. Een aanvraag registreren, gegevens opslaan, een taak aanmaken of een proces starten. Zonder dat iemand eerst de inbox hoeft uit te pluizen.
-
PDF's omzetten naar data:
-
Offertes, facturen, rapporten en andere pdf's bevatten vaak precies de data die je nodig hebt. AI haalt die informatie eruit, zet hem om naar gestructureerde data en stuurt hem door naar je software.
-
Ongestructureerde data structureren:
-
Vrije tekst, notities en documenten passen niet lekker in een database. AI kan de relevante informatie herkennen en omzetten naar vaste velden waarmee je systemen wél verder kunnen.
-
Documenten beoordelen:
-
Laat AI documenten controleren, vergelijken of classificeren op basis van je eigen regels. Alleen uitzonderingen waar echt iemand naar moet kijken komen nog bij een medewerker terecht.
-
Informatie combineren:
-
Een medewerker zoekt vaak in drie systemen voordat die antwoord kan geven. AI kan informatie uit verschillende bronnen ophalen, combineren en gebruiken om een vraag te beantwoorden of vervolgstap te bepalen.
-
Acties uitvoeren in je software:
-
Alleen een tekstje genereren bespaart nog weinig werk. Daarom koppelen we AI aan je bestaande software, zodat er ook iets gebeurt: een CRM bijwerken, dossier aanmaken, taak starten of gegevens doorzetten.
Waarom generatieve AI?
Automatiseer het werk dat vroeger niet te automatiseren was
Een factuur met vaste velden automatisch verwerken is niet zo spannend. Daar bestaat al jaren software voor. Het wordt interessanter wanneer informatie iedere keer nét anders binnenkomt.
Een klant beschrijft zijn aanvraag in een e-mail. Een leverancier stuurt een pdf met twintig pagina's. Een medewerker schrijft vrije notities. Een document bevat de informatie die je nodig hebt, maar steeds op een andere plek.
Daar zit de kracht van generatieve AI. De software hoeft niet meer voor iedere mogelijke situatie vooraf een vaste regel te krijgen. AI kan taal en documenten interpreteren, relevante informatie herkennen en deze omzetten naar iets waar andere software mee verder kan.
Daardoor kunnen we processen automatiseren die voorheen te veel uitzonderingen hadden. En juist daar zitten vaak behoorlijk wat arbeidsuren verstopt.
Wanneer interessant?
Wanneer loont automatiseren met AI?
AI gebruiken omdat iedereen het erover heeft, vinden we geen geweldige businesscase. Het wordt interessant wanneer medewerkers structureel tijd kwijt zijn aan werk waarbij informatie gelezen, geïnterpreteerd of verwerkt moet worden.
-
Je medewerkers verwerken veel e-mails en documenten:
-
Als mensen dagelijks informatie uit inboxen, pdf's of formulieren moeten halen en ergens anders invoeren, betaal je iedere maand opnieuw voor hetzelfde handmatige proces.
-
Je proces bevat te veel uitzonderingen voor gewone automatisering:
-
Niet iedere aanvraag, e-mail of document ziet er hetzelfde uit. Waar traditionele automatisering vastloopt op uitzonderingen, kan AI vaak interpreteren wat er bedoeld wordt en het proces alsnog verder helpen.
-
Je wilt groeien zonder evenredig meer mensen aan te nemen:
-
Meer klanten betekent vaak meer administratie. Door het repetitieve denk- en verwerkwerk te automatiseren kan je team meer volume verwerken zonder dat je personeelskosten net zo hard meegroeien.
Zo bouwen we AI-automatisering die geld oplevert
-
Fase 1: zoeken waar de uren verdwijnen
We brengen het proces in kaart en kijken hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan lezen, beoordelen, overtypen en controleren. Daarna rekenen we uit of automatiseren überhaupt een interessante businesscase oplevert.
-
Fase 2: bepalen wat AI moet doen
Niet iedere stap heeft AI nodig. Soms is gewone software sneller, goedkoper en betrouwbaarder. We bepalen waar generatieve AI echt iets toevoegt en automatiseren de rest met normale logica.
-
Fase 3: koppelen en automatiseren
We bouwen de automatisering en koppelen die aan de systemen waar het werk daadwerkelijk gebeurt. Denk aan je mailbox, CRM, ERP, documentopslag of eigen software. Zo blijft het niet bij AI die iets bedenkt, maar wordt het proces echt uitgevoerd.
-
Fase 4: controleren en verbeteren
AI is niet onfeilbaar. Daarom zorgen we voor logging, controles en waar nodig menselijke goedkeuring. We meten wat goed gaat, waar uitzonderingen ontstaan en verbeteren de automatisering op basis van echte resultaten.
Businesscase
Wat levert automatiseren met AI op?
De prijs van AI vinden we minder interessant dan de kosten van het werk dat je ermee vervangt.
Stel dat medewerkers samen iedere week 30 uur kwijt zijn aan e-mails lezen, documenten verwerken en gegevens invoeren. Dan heb je het al snel over meer dan 1.500 arbeidsuren per jaar. Als AI daar een groot deel van kan overnemen, wordt investeren in automatisering ineens vrij makkelijk uit te leggen.
Daarom beginnen we met rekenen. Hoeveel werk zit er nu in het proces? Wat kost dat per jaar? Welk percentage kunnen we verantwoord automatiseren? En wat kost het om die automatisering te bouwen en te beheren?
Daar nemen we ook het gebruik van AI-modellen, hosting, monitoring en onderhoud in mee. Want een automatisering die € 20.000,- per jaar bespaart maar € 25.000,- per jaar kost, is technisch misschien interessant, maar commercieel nogal matig.
Is er geen goede businesscase? Dan bouwen we hem niet. Is die er wel, dan weten we vooraf ook waarom we aan het bouwen zijn.
Betrouwbaarheid
AI mag slim zijn. Je proces moet voorspelbaar blijven.
Generatieve AI kan informatie interpreteren waar traditionele software moeite mee heeft. Maar dat betekent niet dat we een taalmodel zomaar overal beslissingen laten nemen.
We ontwerpen automatiseringen zo dat duidelijk is wat AI zelfstandig mag doen, wanneer extra controles nodig zijn en wanneer een medewerker moet meekijken. Belangrijke acties kunnen bijvoorbeeld pas worden uitgevoerd nadat gegevens zijn gevalideerd of een medewerker akkoord heeft gegeven.
Daarnaast zorgen we voor logging. Zo kun je terugzien welke informatie is gebruikt, wat de AI heeft geconcludeerd en welke actie vervolgens is uitgevoerd.
Het doel is niet om zoveel mogelijk AI in je organisatie te stoppen. Het doel is om zoveel mogelijk werk verantwoord te automatiseren.
AI automatiseringen die besparen
Heb je een proces waarin medewerkers veel e-mails, documenten (PDF) of gegevens verwerken? Leg het aan ons voor. Dan kijken we vrijblijvend of de businesscase interessant genoeg is.
- Minder handmatig werk
- Meer capaciteit
- Lagere proceskosten
- Vrijblijvende businesscase
Veelgestelde vragen over automatiseren met AI
Welke processen kun je automatiseren met AI?
Vooral processen waarin medewerkers informatie moeten lezen, begrijpen, structureren en verwerken zijn interessant. Denk aan inkomende e-mails verwerken, gegevens uit pdf's halen, documenten classificeren, informatie uit verschillende systemen combineren of automatisch vervolgstappen uitvoeren. Wij maken hiervoor gebruik van Eloquent.
Wat is het verschil tussen gewone automatisering en AI-automatisering?
Gewone automatisering werkt uitstekend als vooraf precies vaststaat wat er moet gebeuren. Generatieve AI wordt interessant wanneer de input varieert. Een e-mail, document of vrije tekst ziet er iedere keer anders uit, maar AI kan vaak wel herkennen welke informatie erin staat en wat ermee moet gebeuren. In de praktijk combineren we beide: gewone software waar het kan en AI waar het iets toevoegt.
Kan AI automatisch gegevens uit PDF's halen?
Ja. AI kan bijvoorbeeld gegevens uit facturen, aanvragen, rapporten en andere documenten herkennen en omzetten naar gestructureerde data. Die gegevens kunnen vervolgens automatisch worden gecontroleerd, opgeslagen of doorgestuurd naar bijvoorbeeld je CRM, ERP of andere software.
Kan AI automatisch e-mails verwerken?
Ja. Een AI-automatisering kan de inhoud en bijlagen van een inkomende e-mail interpreteren en op basis daarvan een proces starten. Bijvoorbeeld gegevens registreren, een aanvraag classificeren, een dossier aanmaken of informatie doorzetten naar een ander systeem.
Hoe betrouwbaar is automatiseren met generatieve AI?
AI is niet foutloos en daarom ontwerpen we het proces daar ook niet omheen. We kunnen controles, validaties, logging en menselijke goedkeuring toevoegen afhankelijk van het risico. Voor simpele taken kan AI zelfstandig werken, terwijl belangrijke beslissingen eerst door een medewerker kunnen worden gecontroleerd.
Moeten we onze bestaande software vervangen om AI te gebruiken?
Meestal niet. We kunnen AI juist koppelen aan bestaande systemen zoals je CRM, ERP, mailbox, documentopslag of eigen software. Zo voeg je automatisering toe aan je huidige proces zonder meteen je hele IT-landschap te vervangen.
Wanneer verdient AI-automatisering zich terug?
Dat hangt vooral af van hoeveel handmatig werk er nu in het proces zit en hoeveel daarvan verantwoord te automatiseren is. Daarom rekenen we vooraf uit hoeveel arbeidsuren en kosten het huidige proces vraagt en zetten we dat af tegen de investering en terugkerende kosten van de automatisering. Is de businesscase niet interessant, dan raden we het ook niet aan.